Можно ли подотчет расплатится картой
Деньги под отчет выдаются работнику по его заявлению либо на основании распорядительного документа (приказа, распоряжения) руководителя предприятия. В них прописываются цель выдачи денежных средств, срок, на который они выдаются.
При перечислении подотчетных сумм на карту сотрудника назначение платежа обязательно должно содержать сведения о том, что данные суммы выдаются под отчет, со следующими примерными формулировками: перечисление подотчетных сумм на командировочные расходы; перечисление под отчет на хозяйственные расходы; выдача денежных средств в подотчет.
Подводим итоги
- Если работник заплатил свои деньги, сделав покупку для нужд работодателя, ему надо написать заявление о компенсации. Решение примет директор: не всегда дорогостоящий товар нужен, иногда его проще сдать обратно.
- Когда первичка оформлена на фирму, то расходы без проблем компенсируются работнику. Но нужно иметь положение, содержащее порядок расчетов в таких ситуациях.
- При оформлении от физического лица придется выкупить у него товар. Фирма оформит сделку, а работник пойдет отчитываться в налоговую за полученнуый доход.
Продавец отказался выдать документы
Компания нередко приобретает товар через подотчетное лицо. Его полномочия должны подтверждаться доверенностью. Если доверенности нет, могут возникнуть проблемы с получением счета-фактуры.
Акт об оказании услуг нужен только в том случае, если это установлено в договоре или предусмотрено гражданским законодательством например, при выполнении работ по договору строительного подряда (п. 4 ст. 753 ГК РФ).
Об акте упоминается и в ст. 720 ГК РФ, которая распространяется на все виды договора подряда. В остальных случаях составлять акт не обязательно.
Если контрагент выдал только кассовый чек, то на его основании принять НДС к вычету не получится, даже если налог выделен. Когда сумма значительная, лучше запросить у продавца счет-фактуру. Этот документ нужен бухгалтеру, так как именно он служит основанием для вычета НДС по приобретенным через сотрудника товарам, услугам (п.
1 ст. 172 НК РФ).
Текст подготовила Елена Галичевская, эксперт сервиса «Контур. Банк» компании «СКБ Контур»
Учет приобретения товаров работником для нужд компании через Интернет не отличается от приобретения в обычном магазине. Особых требований или послаблений в оформлении документов приобретение товаров в Интернете не содержит.
Если сотрудник в установленные сроки не представил Авансовый отчет, подотчетная сумма может быть удержана из заработной платы сотрудника или по решению суда отнесена на возмещение материального ущерба.
Отсутствие таких реквизитов может привести к тому, что налоговики откажут в признании затрат по ним. Хотя вероятность этого крайне низкая.
К наличными прибегают, когда необходимо быстро приобрести товар или перечисление с расчетного счета организации невозможно. Например, сотрудник купил что-либо за свой счет и нужно возместить понесенные расходы.
Авансовый отчет: что можно принять к учету
Руководитель группы обслуживания отдела бухгалтерской практики BDO Unicon Outsourcing
Какие документы официально принимают в качестве обоснования расходов?
На практике по каждому пункту списка у бухгалтера могут возникнуть определенные требования, а у подотчетных лиц вопросы.
Приведем несколько примеров
- Составленные на иностранном языке документы необходимо переводить на русский.
Переводу подлежит не вся информация, указанная в документе, а только та, которая имеет существенное значение для учета.
Можно ли в авансовом отчете указывать даты, которые выпадают на выходные дни или праздники?
Если рассматриваются дни нахождения в командировках, то они указываются в отчете в составе общей продолжительности командировки, определенной приказом и пассажирскими билетами (путевыми листами). За эти дни суточные выплачиваются в обычном порядке.
Организация самостоятельно может разработать форму авансового отчета и утвердить ее в учетной политике.
Если средства выдавались не в виде наличности (из кассы), а по корпоративной карте на специально открытый для таких операций счет, процедура заполнения авансового отчета не меняется.
Ограничения по выдаче сумм в подотчет на практике устанавливаются корпоративными правилами, которые определяются во внутренних политиках компании.
Кассовые и товарные чеки — как их принимать?
К авансовому отчету могут быть приложены любые документы. При этом данные документы должны подтверждать не только факт оплаты материальных ценностей, но и факт их получения.
Кассовый чек подтверждает только факт оплаты, поэтому его недостаточно для подтверждения факта приобретения товаров (работ, услуг).
В настоящий момент применение кассовой техники претерпевает существенные изменения. Переход на новый порядок, современный и технологичный, позволит передавать сведения о каждой покупке в режиме on-line в налоговую инспекцию, а покупателям получать и сохранять кассовые чеки на своих мобильных устройствах.
Обязательным элементом нового кассового чека является QR-код, благодаря которому любой покупатель может проверить легальность осуществляемой покупки.
Необходимо помнить, что в отдельных случаях разрешено выдавать не кассовый чек, а бланк строгой отчетности (БСО).
Кассовый чек и бланк строгой отчетности должны содержать, за исключением случаев, установленных законом, следующие обязательные реквизиты:
Либо железнодорожный билет с напечатанными на нем реквизитами кассового чека, либо QR-кодом. В этом случае кассовый чек не обязателен;
Либо железнодорожный билет и кассовый чек, если на билете нет реквизитов чека или QR-кода.
Контрольный купон электронного проездного документа с реквизитами чека или QR-кодом;
Контрольный купон электронного проездного документа и кассовый чек, если на документе нет реквизитов чека или QR-кода.
Вместе с тем частью 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ определен перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать любой первичный учетный документ. А именно:
В 2016 году Верховный Суд РФ указал (определение ВС РФ от 09.03.2016 № 302-КГ16-450), что первичные документы признаются оформленными с нарушениями требований закона и не принимаются к учету в случаях:
Вид и содержание счетов-фактур регламентируют ст.169 НК и постановление Правительства РФ №914 (от 2 февраля 2000).
Командировка: что можно учесть?
Документы, которыми подтверждаются расходы командировочных работников, как правило, включают:
Таким образом, водитель легкового такси обязан выдать пассажиру по окончании поездки либо кассовый чек, отпечатанный контрольно-кассовой техникой, либо квитанцию в форме бланка строгой отчетности, которая должна содержать установленные реквизиты.
Обязательно в составе пакета документов должен содержаться приказ о направлении в командировку и посадочные талоны в случае авиаперевозки.
Подведем итоги
Авансовый отчет проверяется бухгалтерией на целевое расходование средств, наличие первичных документов, подтверждающих произведенные расходы, и правильность их оформления.
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации или иным лицом, имеющим соответствующие полномочия. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.
С какими сложностями можно столкнуться, заполняя авансовый отчет, что можно принять к учету и как оформлять документы, всегда готовы рассказать сотрудники BDO Unicon Outsourcing. В компании можно получить весь спектр консультаций и профессиональных услуг по кадровому учету и расчетам с сотрудниками.
