Оплата Проезда Общественным Транспортом в Командировке • Практические ситуации

Практические ситуации – Законодательная база

Проезд работников-северян к месту отдыха и обратно

Федеративная налоговая служба устанавливает сумму, которая подлежит компенсации за использованный собственный транспорт лица, направленного в служебную поездку. Это может быть заключение договоров с поставщиками или покупателями, приобретение материалов и других ценностей, необходимых в производстве, участие в выставках или учебных семинарах.

Оплата такси в командировке: процедура оформления в 2018 году. Законодательная база

В пункте 7 постановления 187 сказано, что оно не применяется к категориям работников, для которых в соответствии с законодательством РФ предусмотрены иные размеры возмещения расходов при переезде на работу в другую местность. Начальникам филиалов и других структурных подразделений ОАО РЖД разработать на основе Положения, утвержденного настоящим распоряжением, и утвердить соответствующие положения для своих структурных подразделений.

Возмещение расходов на проезд при командировках в пределах Республики Беларусь

В соответствии с Инструкцией о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь (утверждена постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12 апреля 2000 г. № 35, в ред. от 29 февраля 2008 г.; далее — Инструкция № 35) поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы признается служебной командировкой.

Согласно данной Инструкции командированному работнику возмещаются расходы:

• по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы;
• по найму жилого помещения;
• за проживание вне места жительства для покрытия дополнительных личных расходов;
• расходы по междугородным телефонным переговорам.

Расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются в размере стоимости представленных подлинных проездных документов.

Кроме того, командированному работнику возмещаются расходы по бронированию билетов, за пользование в поездах постельными принадлежностями при проезде к месту командировки и обратно в плацкартных, купейных и мягких вагонах при наличии подтверждения их оплаты.

Так, п. 182 Правил перевозок пассажиров и багажа железнодорожным транспортом общего пользования в Республике Беларусь (утверждены постановлением Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 21 апреля 2008 г. № 57; далее — Правила) установлено, что по тарифам, утверждаемым Белорусской железной дорогой, организациями Белорусской железной дороги взимается плата за резервирование (бронирование) мест за каждое место*.

*С 12 октября 2009 г. вступает в силу новая редакция документа.

В вагонах со спальными местами пассажирам на весь путь следования выдаются постельные принадлежности (матрац, подушка и одеяло) и комплект постельного белья за отдельную плату.

По желанию пассажира проводник вагона может заменить использованное постельное белье в пути следования новым за отдельную плату.

При поездках сотрудника автобусами следует обратить внимание, что согласно Инструкции о порядке снабжения, хранения, выдачи и учета проездных документов (билетов) на проезд в автобусах (утверждена постановлением Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 30 июля 2003 г. № 35, в ред. от  14 ноября 2007 г.) билет, выдаваемый посредством специальной компьютерной системы, должен содержать следующие реквизиты: станция отправления, номер билета, дата и время отправления автобуса, стоимость, маршрут, пункт назначения, номер места, а в случае предварительной продажи билета (бронирования, доставки на дом) дополнительно  - дата его приобретения, размеры сборов за предварительную продажу и другие услуги пассажирского терминала.

Таким образом, плата за бронирование билета, а также за пользование в поездах постельными принадлежностями может быть указана в самом билете, который является документом, на основании которого возмещаются указанные расходы командированному работнику. При этом командированный работник прикладывает его к авансовому отчету.

Стоимость набора питания, выдаваемого в поездах международного сообщения, включенная в цену железнодорожного билета, возмещению не подлежит.

При нерегулярном транспортном сообщении в пределах одного административного района с разрешения нанимателя плата за проезд может быть компенсирована без представления проездных документов по минимальной стоимости проезда.

Так, тарифы на проезд пассажирами в пригородных поездах установлены постановлением Министерства экономики Республики Беларусь от 15 ноября 2005 г. № 201 «О тарифах на перевозки пассажиров железнодорожным транспортом» (в ред. от 14 августа 2009 г.) и составляют: зонный тариф — 440 руб., тариф за один километр (далее — км) проезда — 44 руб.

При этом плата с пассажиров за проезд пригородными поездами взимается в следующем порядке:

• при поездке пассажира от любой станции (остановочного пункта) на расстояние 5  км и менее — по зонному тарифу;
• при поездке пассажира от любой станции (остановочного пункта) на расстояние более 5 км плата за первые 5 км взимается по зонному тарифу, за остальное расстояние поездки (полные и неполный километры) — исходя из тарифа за 1 км проезда.

На практике возникает множество вопросов по поводу возмещения расходов на проезд городским общественным транспортом. По мнению автора, из буквального толкования норм Инструкции № 35 следует, что возмещению подлежат расходы только к месту командировки и обратно. Оплата проезда в городском общественном транспорте данной Инструкцией не предусмотрена, за исключением возмещения расходов по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

В авансовом отчете указываются произведенные расходы по найму жилого помещения, проезду, сумма суточных за фактические дни нахождения в служебной командировке и другие подлежащие возмещению расходы. К нему должны быть приложены следующие документы:

• командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне прибытия и дне выбытия из места командирования. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Отметки о прибытии и выбытии заверяются печатью (штампом) с наименованием организации, в которую был командирован работник;
• проездные документы, подтверждающие фактические расходы по  проезду к месту командировки и обратно;
• оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы;
• отчет о проделанной работе (по требованию нанимателя).

Приведем пример заполнения авансового отчета.

Организация Открытое акционерное общество «Торгимпорт» г. Брест

Ндфл и страховые взносы. Аренда транспорта

Если работник ездит на такси

Копии подписанных приказов о направлении работников в командировку представляются в службу отдел бухгалтерского и налогового учета филиала или другого структурного подразделения ОАО РЖД. Таким образом, с учетом приведенных разъяснений можно прийти к заключению, что компенсация стоимости проезда работникам к месту работы и обратно подлежит обложению страховыми взносами и взносами на травматизм.

Использование в командировке такси © Аренда транспорта

В частности, командированному работнику на основании подлинных проездных документов возмещаются расходы по проезду транспортом общего пользования кроме такси к месту служебной командировки и обратно. за рубежом — за проезд от аэропорта до гостиницы и обратно, включая перемещение по городу и между городами в случае отсутствия иного городского транспорта.

Распоряжение ОАО РЖД от 07.11.2006 N 2193р (ред. от 01.03.2017, с изм. от 20.08.2024) Об утверждении Положения о порядке и размерах возмещения командировочных расходов, выдачи подотчетных денежных средств, представления авансовых отчетов о командировочных и хозяйственных расходах работников филиалов и других структурных подразделений открытого акционерного общества Российские железные дороги

В соответствии со статьей 168 Трудового кодекса Российской Федерации и в целях упорядочения выплат, связанных со служебными командировками:

1. Утвердить и ввести в действие с 1 ноября 2006 г. Положение о порядке и размерах возмещения командировочных расходов, выдачи подотчетных денежных средств, представления авансовых отчетов о командировочных и хозяйственных расходах работников филиалов и других структурных подразделений открытого акционерного общества «Российские железные дороги» (прилагается).

2. Установить, что возмещение командировочных расходов производится в пределах средств, предусмотренных на служебные командировки в бюджетах филиалов и других структурных подразделений ОАО «РЖД».

3. Начальникам филиалов и других структурных подразделений ОАО «РЖД» разработать на основе Положения, утвержденного настоящим распоряжением, и утвердить соответствующие положения для своих структурных подразделений.

распоряжением ОАО «РЖД»

от 07.11.2006 N 2193р

О ПОРЯДКЕ И РАЗМЕРАХ ВОЗМЕЩЕНИЯ

КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ, ВЫДАЧИ ПОДОТЧЕТНЫХ

ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ, ПРЕДСТАВЛЕНИЯ АВАНСОВЫХ ОТЧЕТОВ

О КОМАНДИРОВОЧНЫХ И ХОЗЯЙСТВЕННЫХ РАСХОДАХ

РАБОТНИКОВ ФИЛИАЛОВ И ДРУГИХ СТРУКТУРНЫХ

ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ ОТКРЫТОГО АКЦИОНЕРНОГО

ОБЩЕСТВА «РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ»

Порядок и размеры возмещения

командировочных расходов работникам филиалов

и других структурных подразделений открытого

акционерного общества «Российские железные дороги»

1. При направлении работников филиалов и других структурных подразделений ОАО «РЖД» в служебную командировку (далее — командировка) им в соответствии со статьями 167 и 168 Трудового кодекса Российской Федерации возмещаются связанные с командировкой расходы.

2. Решение о направлении в командировку на территории Российской Федерации начальника филиала или другого структурного подразделения ОАО «РЖД» принимается президентом, первым вице-президентом, старшим вице-президентом, главным бухгалтером или вице-президентом, курирующим филиал или другое структурное подразделение, и оформляется приказом соответствующего филиала или другого структурного подразделения ОАО «РЖД».

Решение о направлении в командировку на территории Российской Федерации заместителей начальника, в том числе главного бухгалтера, и работников филиала или другого структурного подразделения ОАО «РЖД» принимается начальником филиала или другого структурного подразделения ОАО «РЖД» и оформляется соответствующим приказом.

3. Президент, первый вице-президент, старший вице-президент, главный бухгалтер, вице-президент, курирующий филиал или другое структурное подразделение, разрешает начальнику филиала или другого структурного подразделения ОАО «РЖД», а начальник филиала или другого структурного подразделения разрешает заместителям начальника и работникам вылет самолетом к месту командирования и обратно, если следование работника железнодорожным транспортом занимает более суток, и в исключительных случаях, связанных с производственной необходимостью, если следование работника железнодорожным транспортом занимает менее суток.

Указанное разрешение отражается в приказе (распоряжении) о направлении работника в командировку.

4. Решение о зарубежных командировках начальников филиалов и других структурных подразделений ОАО «РЖД» оформляется приказом о направлении работника в командировку, который подписывается президентом или первым вице-президентом.

Решение о зарубежных командировках работников филиалов и других структурных подразделений ОАО «РЖД» оформляется приказом о направлении работника в командировку, который подписывается начальником филиала или другого структурного подразделения ОАО «РЖД».

5. Копии подписанных приказов о направлении работников в командировку представляются в службу (отдел) бухгалтерского и налогового учета филиала или другого структурного подразделения ОАО «РЖД».

6. Возмещение работникам филиалов и других структурных подразделений ОАО «РЖД» расходов, связанных с командировками на территории Российской Федерации, осуществляется в следующих размерах:

а) расходы по найму жилого помещения (кроме случая предоставления командированному работнику бесплатного помещения) — в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами:

начальникам, первым заместителям начальников, главным инженерам, главным бухгалтерам филиалов, начальникам региональных общих центров обслуживания — за номер «полулюкс» для одноместного проживания;

другим работникам филиалов и других структурных подразделений ОАО «РЖД» — за номер для одноместного проживания;

б) расходы на выплату суточных:

работникам филиалов и других структурных подразделений ОАО «РЖД», за исключением работников, указанных в абзаце третьем настоящего подпункта, — 200 рублей за каждый день нахождения в командировке;

машинистам локомотивов и помощникам машинистов локомотивов при работе с пассажирскими, пригородными, грузовыми (кроме передаточных и вывозных) поездами в поездках туда и обратно продолжительностью не менее 7 часов — 393 рубля за каждый день нахождения в командировке.

7. Расходы на оплату проезда к месту командировки и обратно (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельным бельем) возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами:

начальникам, заместителям начальников, главным инженерам, главным бухгалтерам, начальникам служб филиалов, начальникам других структурных подразделений ОАО «РЖД» и их заместителям — за билет в салоне бизнес-класса самолета или за билет в купе вагона СВ;

главным инженерам, главным бухгалтерам филиалов, начальникам региональных общих центров обслуживания — за билет в салоне экономического класса самолета или билет в купе вагона СВ.

При проезде командированных лиц к месту командирования и обратно автомобильным транспортом расходы на оплату проезда возмещаются в размере стоимости проезда автотранспортным средством общего пользования (кроме такси).

8. Расходы на оплату проезда от аэропорта, железнодорожного или автомобильного вокзала до гостиницы и обратно, а также перемещения между городами возмещаются на основании подтверждающих оплату документов.

Расходы на оплату проезда на такси возмещаются:

на территории Российской Федерации за проезд до аэропорта и обратно в случае раннего (до 11 часов) отъезда и позднего (после 20 часов) возвращения;

за рубежом — за проезд от аэропорта до гостиницы и обратно, включая перемещение по городу и между городами в случае отсутствия иного городского транспорта.

9. На основании подтверждающих оплату документов также возмещаются:

расходы на оплату служебных телефонных переговоров;

расходы, связанные со сдачей ранее приобретенных проездных билетов в связи с погодными условиями или по иным уважительным причинам;

расходы, связанные с провозом и упаковкой багажа;

иные расходы, связанные с командированием работников.

10. Возмещение расходов, связанных с зарубежными командировками, осуществляется в следующих размерах:

а) расходы по найму жилого помещения — в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более норм, устанавливаемых Министерством финансов Российской Федерации;

б) суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, при командировании в государства — участники СНГ — 57 долларов США, в другие иностранные государства — 65 долларов США.

За время нахождения в пути работникам выплачиваются суточные:

при проезде по территории Российской Федерации — в размерах, указанных в подпункте «б» пункта 6 настоящего Положения;

при проезде по территории государств — участников СНГ и территории других иностранных государств — в размерах, указанных в абзаце первом настоящего подпункта.

11. При следовании работника с территории Российской Федерации день пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию Российской Федерации день пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Дата пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяется по отметке пограничных органов в заграничном паспорте работника.

При направлении работника в командировку на территории двух и более иностранных государств суточные за день пересечения границы между иностранными государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

12. При направлении работника в командировку на территории государств — участников СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, предусматривающие, что в документах для въезда и выезда пограничными органами не проставляются отметки о пересечении государственной границы, даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяются по отметкам в командировочном удостоверении, оформляемом так же, как и командировочное удостоверение при командировке в пределах территории Российской Федерации, а также по проездным документам и расписанию движения поездов.

13. Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию Российской Федерации в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов суточных, устанавливаемых Правительством Российской Федерации.

14. В случае если работник, направленный в командировку на территорию иностранного государства, обеспечивается в период командировки иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, выплата этому работнику суточных в иностранной валюте не производится. Если принимающая сторона не выплачивает работнику иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет ему за свой счет питание, работнику выплачиваются суточные в иностранной валюте в размере 30 процентов суточных, устанавливаемых Правительством Российской Федерации.

15. При зарубежных командировках работникам также возмещаются: расходы на оформление заграничных паспортов, виз, приглашений и других выездных документов;

консульские и аэропортовые сборы;

расходы на обязательное медицинское страхование;

разница в курсах иностранных валют при ее приобретении в обменных пунктах на основании справки обменного пункта;

разница, возникающая в результате конвертации одной валюты в другую в стране командирования (на основании документа, подтверждающего обмен валюты);

иные платежи и сборы, связанные с зарубежной командировкой;

комиссия банка за снятие наличных денежных средств с карточного счета за рубежом.

16. Решение об оплате командировочных расходов сверх норм, установленных пунктами 6, 7 и 10 настоящего Положения, начальникам филиалов и других структурных подразделений ОАО «РЖД» принимается президентом, первым или старшим вице-президентом, а заместителям начальников и работникам филиалов и других структурных подразделений ОАО «РЖД» — начальником филиала или другого структурного подразделения ОАО «РЖД».

Порядок выдачи подотчетных денежных

средств, представления авансовых отчетов

о командировочных и хозяйственных расходах

17. Выдача подотчетных денежных средств на приобретение канцелярских товаров, нормативно-справочной литературы и на иные хозяйственные расходы на основании заявок, подписанных начальником или заместителем начальника филиала или другого структурного подразделения ОАО «РЖД», разрешается в пределах 50000 рублей.

18. Авансовые отчеты работников филиалов и других структурных подразделений ОАО «РЖД» о командировочных и хозяйственных расходах утверждаются начальником филиала или другого структурного подразделения ОАО «РЖД» или его заместителем, в ведении которого находятся вопросы экономики и финансов.

Авансовые отчеты о командировочных и хозяйственных расходах начальника филиала или другого структурного подразделения ОАО «РЖД» утверждаются заместителем начальника филиала или другого структурного подразделения ОАО «РЖД».

19. Работники, имеющие право на получение авансов на хозяйственные нужды (в том числе на приобретение материальных ценностей и оплату услуг по обеспечению производственного процесса, на приобретение бланков форм первичного учета и отчетности и прочих материальных ценностей), назначаются приказом начальника филиала или другого структурного подразделения ОАО «РЖД». С указанными работниками заключаются договоры о материальной ответственности.

20. Денежные средства на командировочные расходы выдаются под отчет при наличии командировочного удостоверения и приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку.

21. Авансовые отчеты об израсходованных денежных средствах представляются в службу (отдел) бухгалтерского и налогового учета филиала или другого структурного подразделения ОАО «РЖД» в следующие сроки:

о командировочных расходах — не позднее 3 дней после возвращения работника из командировки;

о хозяйственных расходах — по мере использования, но не позднее 14 дней со дня выдачи аванса.

22. К авансовым отчетам должны прилагаться:

товарные и кассовые чеки (накладные, счета, счета-фактуры, квитанции и другие подтверждающие оплату товарно-материальных ценностей и услуг документы), квитанция к приходному ордеру с печатью организации-изготовителя или организации оптовой торговли, свидетельствующая об уплате наличных денежных средств (для случаев, когда оплата материальных ценностей и услуг осуществляется наличными денежными средствами, с учетом установленных предельных размеров расчетов наличными);

документы, подтверждающие передачу приобретенных материальных ценностей в эксплуатацию (акт соответствующей комиссии на списание израсходованных материальных ценностей, утвержденный начальником филиала или другого структурного подразделения ОАО «РЖД»);

командировочное удостоверение с отметками организаций в пунктах командировки (в случае отсутствия отметок на удостоверении — справка, подтверждающая факт пребывания в месте командирования), документы, подтверждающие оплату проезда и проживания, в случае приобретения авиабилетов в бездокументарной форме представляются распечатки электронных авиабилетов и посадочные талоны;

краткий отчет о выполнении командировочного задания.

Оправдательные документы, составленные на иностранном языке, должны иметь подстрочный перевод на русский язык (на отдельном листе). Перевод подписывается сделавшим его лицом.

23. Лицам, не отчитавшимся по ранее полученным денежным средствам, денежные средства не выдаются, и операции по их корпоративной банковской карте по распоряжению главного бухгалтера филиала ОАО «РЖД» блокируются.

24. При нарушении сроков представления авансовых отчетов, указанных в пункте 21 настоящего Положения, непогашенные суммы удерживаются из заработной платы работника в соответствии со статьей 137 Трудового кодекса Российской Федерации.

Порядок использования корпоративной банковской карты

25. Корпоративная банковская карта, выданная кредитной организацией, предназначена для оплаты командировочных и иных расходов, связанных с командированием работников, а также для оплаты хозяйственных расходов филиалов или других структурных подразделений ОАО «РЖД».

26. Выпуск корпоративной банковской карты производится согласно распоряжению начальника филиала или другого структурного подразделения ОАО «РЖД» по согласованию со старшим вице-президентом, в ведении которого находятся вопросы экономики и финансов.

27. Основанием для использования корпоративной банковской карты является приказ о командировании работника или утвержденная смета хозяйственных расходов филиала или другого структурного подразделения ОАО «РЖД».

28. Авансовый отчет о денежных средствах, использованных посредством корпоративной банковской карты, представляется в порядке и сроки, предусмотренные пунктами 21 и 22 настоящего Положения.

29. В случае отсутствия документов, подтверждающих целевое использование корпоративной банковской карты, взимание с виновного работника использованной не по назначению суммы осуществляется в соответствии со статьями 238, 241 и 248 Трудового кодекса Российской Федерации.

30. Ответственность за сохранность корпоративной банковской карты, а также за расходование средств по ней в пределах установленных расходных лимитов несет держатель корпоративной карты.

Об утере или хищении корпоративной банковской карты держатель обязан незамедлительно сообщить в кредитную организацию, выдавшую карту, с целью блокирования операций.